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Lastenheft - PLANUNG & SUPPORT - ib-konkret

Lastenheft

Handbuch für Investitionen in der Produktion – das Lastenheft

Das Lastenheft ist die erste Stellgröße, um das technische, wirtschaftliche und organisatorische Ergebnis einer Investition beeinflussen zu können. Der Inhalt und der Aufbau eines Lastenhefts sind somit sehr wichtig und sollte im gesamten Projektverlauf den Änderungen und neuen Erkenntnissen angepasst werden. Ein Lastenheft sollte ein „dynamisches“ Projektdokument sein und darf keinesfalls mit dem „statischen“ Pflichtenheft verwechselt werden. Als Empfehlung sollte bei der Erstellung eines Lastenheftes die VDI-Richtlinie VDI 2519 angewendet werden.

Was ist ein Lastenheft und welche Ziele verfolgt es? Hinter jedem Lastenheft steht der Wille zur Veränderung. Dieser Wunsch zur positiven Veränderung muss vom Auftraggeber im Lastenheft beschrieben werden, sodass der zukünftige Auftragnehmer ein vergleichbares Angebot abgeben kann und im Auftragsfall seine Pflichten kennt. Es dient als Ausschreibungs-, Angebots- und Vertragsgrundlage. Vom Auftraggeber sind die Zielsetzungen, Aufgabenstellungen und die Rahmenbedingungen festzulegen. Aber auch der IST-Zustand muss beschrieben werden und das bekannte Verbesserungspotenzial aufgezeigt werden. Je genauer ein Lastenheft mit relevanten Inhalten gefüllt wird, desto besser sind das Angebot und das daraus resultierende Projektergebnis. Durch ein systematisches Lastenheft können Missverständnisse und Verzögerungen vermieden werden.

Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft? Wir transferieren die Unterscheidung in eine Alltagssituation – das Lastenheft ist gleichzusetzen mit einer Einkaufsliste und das Pflichtenheft mit einem Bestellschein. Das Lastenheft ist ein im gesamten Projekt bindendes Dokument, also von der Anfrage bis zum Lebenszyklusende. Das Pflichtenheft definiert die Pflichten des Auftragnehmers ab der Auftragserteilung oder Bestellung. Der Hauptunterschied liegt jedoch darin, dass das Lastenheft an Änderungen oder neue Projekterkenntnisse angepasst werden muss und dadurch ein dynamisches oder auch lebendes Dokument ist. Das Pflichtenheft definiert die Erwartungen an den Auftragnehmer und sollte für den Projekterfolg so formuliert sein, dass keine Änderungen notwendig werden. Hier sprechen wir von einem statischen oder auch starren Dokument mit einem höheren Detailierungsgrad. Änderungen im Pflichtenheft sind immer problematisch für den Projekterfolg (Kosten, Termine, Ergebnis).

Was gehört in ein Lastenheft? Alle in einem Lastenheft festgeschriebenen Zielsetzungen müssen prüf- oder messbar sein. Deshalb müssen Anforderungen oftmals verändert oder in mehrere neue Anforderungen aufgeteilt werden. Es ist darauf zu achten, dass aus den Zielsetzungen im Projektverlauf eine Checkliste erstellt werden kann. Ist dies möglich, sind die Zielsetzungen richtig formuliert. Des Weiteren ist die Ausgangssituation (IST-Zustand) und die damit verbundenen Prozessschwierigkeiten zu beschreiben. Wichtig sind zudem die Rahmenbedingungen und die Umgebungsbedingungen. Hier ein paar Beispiele – Bauteilspektrum, Termine, Taktzeit, Fertigungsqualität, Prozessfähigkeit, Schnittstellen, Energieverbrauch, Ergonomie, technische Verfügbarkeit, Serviceverfügbarkeit, Rechtsvorschriften, Schulung, Abnahmebedingungen u.a..

Warum ein Lastenheft erstellen? Investitionsprojekte sind in der Regel befristete Vorhaben, die oftmals in einem kurzen Zeitraum zur erfolgreichen Umsetzung gebracht werden müssen. Um diese komplexen Aufgabenstellungen in kurzer Zeit umsetzen zu können und die Zusammenarbeit der Projektmitglieder erfolgreich und effizient zu gestalten ist ein Lastenheft notwendig. Zudem lässt sich das hohe Risiko bei der Umsetzung technologisch und organisatorisch unbekannter Investitionsvorhaben verringern. Die Vergleichbarkeit von Angeboten hängt massgeblich an der Qualität des Lastenhefts (nicht die Qualität des Angebots). Fazit: Das Lastenheft ist eine Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Projektmanagement.

Welchen Nutzen hat das Planungsbüro konkret? Wir erstellen ein Lastenheft in Ihrem Auftrag. Entlasten Sie oder Ihre Planungsabteilungen, um die knappen Ressourcen für die Bewältigung des Tagesgeschäfts nutzen zu können. Sie profitieren aus unserer Erfahrung der erfolgreichen Umsetzung von weit über 100 Investitionsprojekten im Produktionsumfeld. Wir unterstützen Sie Ihre technischen, kaufmännischen und organisatorischen Ziele zu erreichen.